Gratis-Guide von Startbox
KI im Alltag.
4 Use Cases,
die wirklich helfen.
Wir zeigen Ihnen vier konkrete Anwendungsfälle aus der Praxis, die sofort umsetzbar sind. Ohne jegliche Vorkenntnisse.
Warum dieser Guide
Vier konkrete Aufgaben, bei welchen KI Ihnen sofort Zeit spart.
Sie wissen, dass KI-Tools immens hilfreich sein können und auch eine große Zeitersparnis bedeuten, aber nicht, wo Sie konkret ansetzen sollen. Wählen Sie unten einen Use Case aus und erhalten Sie eine einfache Schritt-fürSchritt Anleitung.
Zeitersparnis: 2–4 Std./Monat
Excel-Formeln & Berechnungen
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Zeitersparnis: 3–5 Std./Woche
E-Mail-Postfach verwalten
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Zeitersparnis: 45–90 Min./Meeting
Meeting-Protokolle erstellen
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Zeitersparnis: 1–3 Std./Dokument
Vertragscheck & Dokumentenanalyse
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Use Case 01
Excel-Formeln & Berechnungen
So werden auch Sie zum Excel-Experten: KI erklärt, erstellt und korrigiert
Das Problem
Sie suchen ewig in der Hilfe, verstehen die Erklärungen trotzdem nicht und auch das Ergebnis ist nicht wie erhofft. Komplexe Formeln kosten Sie regelmäßig Stunden Ihrer wertvollen Zeit.
Was KI hier in Sekunden erledigt
- Gesamtumsatz pro Produkt berechnen
- Zeilen automatisch rot einfärben
- SVERWEIS zwischen Tabellen
- Duplikate finden und markieren
- Datumsdifferenzen berechnen
- Pivot-Tabellen erklären und aufsetzen
Browser öffnen
claude.ai oder chat.openai.com aufrufen. Keine Installation & kein Abo nötig.
Problem beschreiben
Beschreiben Sie es so, wie Sie es einem Kollegen erklären würden: „Ich habe Produkte in Spalte A, Preise in B…“
Optional: Screenshot hochladen
Erstellen Sie einen Screenshot Ihrer eigenen Tabelle und laden diesen im Chat mit der KI hoch (mittels Büroklammer-Symbol oder Plus-Zeichen).
Formel einfügen
Die generierte Formel aus dem Chat direkt in die gewünschte Zelle in Excel kopieren. Fertig.
Bei Fehler: korrigieren lassen
Sollte ein Fehler auftreten: Fehlertext von Excel in den Chat kopieren, die KI korrigiert und erklärt sofort.
Beispiel-Prompt
„Ich habe eine Excel-Tabelle. Spalte A: Produktnamen, Spalte B: Einzelpreise, Spalte C: Mengen. Erstelle eine Formel für Spalte D (Preis mal Menge). Zeilen unter 500 Euro sollen automatisch rot eingefärbt werden.“
Tool
ChatGPT oder Claude.ai
Kosten
Kostenlos
Zeitersparnis
ca. 2–4 Std./Monat
Use Case 02
E-Mail-Postfach automatisch verwalten
Mit Claude Cowork: E-Mails sortieren, priorisieren, Antworten vorbereiten
Das Problem
Hunderte ungelesene Nachrichten, darunter wichtige Kundenanfragen, gehen im Chaos unter. Ein großer Teil der Arbeitszeit geht für immer dieselben Standardantworten drauf.
Was KI hier konkret übernimmt
- Postfach analysieren, offene E-Mails auflisten
- Häufigste Anfragearten identifizieren
- Fertige Musterantworten vorschlagen
- Priorisieren: dringend vs. kann warten
- Ordnerstrukturen und Filter vorschlagen
Claude Desktop App herunterladen
"Cowork" öffnen
Von Chat auf Cowork umschalten.
E-Mail-Konto verbinden
Kein Gmail?
Cowork kann auch Ihr Mailprogramm direkt am Bildschirm bedienen. Sie geben den Zugriff auf die App einmalig frei. Hinweis: Das ist langsamer als ein direkter Connector
Ersten Auftrag erteilen
Antworten prüfen und absenden
Beispiel-Prompt
„Analysiere mein Postfach der letzten 2 Wochen. Erstens: Liste aller E-Mails die noch eine Antwort brauchen (nach Dringlichkeit). Zweitens: die 3 häufigsten Anfragearten. Drittens: für jede Anfrageart eine fertige Musterantwort.“
Tool
Claude Cowork
Kosten
Kostenlos / Pro
Zeitersparnis
ca. 3–5 Std./Woche
Use Case 03
Meeting-Protokolle in Minuten
Arbeiten Sie auch noch mit handschriftlichen Notizen, die Sie dann mühsam nach jedem Meeting zusammenfassen? Jetzt nicht mehr: Aufnahme des Meetings erstellen, in KI hochladen, strukturiertes Protokoll mit To-dos erhalten
Das Problem
Ein ordentliches Protokoll selbst zu schreiben braucht 30–60 Minuten. Das Ergebnis: meist kein sauberes Protokoll, niemand weiß was vereinbart wurde.
Was KI in Sekunden erstellt
- Kompakte Zusammenfassung des Meetings
- Tabelle aller To-dos mit Person und Deadline
- Liste der getroffenen Beschlüsse
- Fertige Follow-Up E-Mail an alle Teilnehmer
Meeting aufnehmen
Gemini öffnen und anmelden
Datenschutz einstellen (einmalig)
Audiodatei hochladen und Prompt eingeben
Aufnahme per Büroklammer-Symbol anhängen und Beispiel-Prompt eingeben
Prüfen und versenden
Namen, Zahlen und To-dos kurz gegenlesen: KI-Transkripte sind gut, aber nicht fehlerfrei. Dann exportieren und per E-Mail an alle Teilnehmer schicken.
Beispiel-Prompt
„Bitte transkribiere die folgende Audiodatei auf Deutsch. Identifiziere die Sprecher und trenne ihre Aussagen in übersichtlichen Absätzen. Bereinige den Text leicht von Füllwörtern (wie ‚ähm‘, ‚also‘), achte aber darauf, dass der genaue Sinngehalt erhalten bleibt. Erstelle eine Sektion mit To-Dos falls sich in dem Gespräch welche ergeben haben. Erstelle daraus abschließend ein gut formatiertes PDF.“
Tool
Gemini
Kosten
Kostenlos / Pro
Zeitersparnis
ca. 45–90 Min./Meeting
Use Case 04
Vertragscheck & Dokumentenanalyse
Ganz ehrlich – lesen Sie jeden Vertrag zur Gänze durch? Auch hier können Sie Zeit sparen: Verträge verstehen, Risiken früh erkennen, sicher vorbereitet sein
Das Problem
Verträge in Juristensprache, die kaum jemand versteht. Viele Betriebe unterschreiben, ohne wirklich zu wissen was drin steht.
Geeignet für
- Miet- und Gewerbemietverträge
- Dienstleistungsverträge mit Lieferanten
- AGB von Software- und Plattformdiensten
- Behördenschreiben und Bescheide
- Arbeitsverträge und Zusatzvereinbarungen
- Förderdokumente und Antragsunterlagen
Dokument als PDF bereitstellen
Sofern kein PDF vorliegt – mit Adobe Scan (o.ä.) scannen / mit Smartphone abfotografieren.
Claude.ai öffnen
PDF hochladen
Analyse-Prompt eingeben
Konkret beschreiben was man wissen möchte (siehe Beispiel-Prompt).
Ergebnis nutzen
„Ich habe dir einen Mietvertrag hochgeladen. Bitte: 1) Zusammenfassung der wichtigsten Punkte in einfacher Sprache. 2) Klauseln auf die ich als Mieter achten sollte. 3) Ungewöhnliche oder nachteilige Punkte. 4) Fragen für den Anwalt.“
Tool
Claude.ai
Kosten
Kostenlos / Pro
Zeitersparnis
ca. 1–3 Std./Dokument
Bereit loszulegen?
Alle Tools aus diesem Guide sind kostenlos nutzbar. Fragen zur Umsetzung für Ihren Betrieb? Wir helfen gerne.
Wichtiger Hinweis: KI ersetzt keine Rechtsberatung. Bei wichtigen Verträgen immer einen Anwalt hinzuziehen. Alle Angaben ohne Gewähr. KI-Tools ersetzen keine Fach-, Rechts- oder Steuerberatung.